Reglement

Het integrale reglement rond het Burgerbudget kan je hier lezen:

Artikel 1 - Doel en algemene omkadering

Binnen de perken van de in het meerjarenplan voorziene kredieten, wordt een stedelijke subsidie voor het Burgerbudget verleend volgens de normen en voorwaarden zoals hierna vastgesteld. Deze subsidie wordt verleend teneinde participatie, burgerinitiatieven en co-creatie op wijk- en stadsniveau te stimuleren. 


Binnen het principe van het Burgerbudget dienen Genkenaren zelf voorstellen in met als doel ‘samen Genk maken’. Alle Genkenaren krijgen de kans om te stemmen op de projectvoorstellen. De projectindieners nemen de verantwoordelijkheid om hun project zelf te realiseren.


Artikel 2 - Doelgroep en toepassingsgebied

Wie komt in aanmerking:

  • natuurlijke meerderjarige personen gedomicilieerd in Genk;
  • jongeren vanaf 14 jaar gedomicilieerd in Genk, mits begeleiding door een meerderjarige;
  • feitelijke verenigingen van natuurlijke personen waarvan minstens een meerderheid van de leden gedomicilieerd is in Genk en waarbij een deel van de activiteiten op het grondgebied van de Stad Genk plaatsvindt of voor de inwoners van Genk bestemd is;
  • vzw’s met maximaal 2,0 VTE met hun maatschappelijke zetel in Genk of waarvan een deel van de activiteiten op het grondgebied van Genk plaatsvindt of voor de inwoners van Genk bestemd is.

Voor de subsidie komen in aanmerking:

  • niet-commerciële projectvoorstellen die bijdragen aan het algemeen belang en die op Genks grondgebied plaatsvinden.

Voor de subsidies komen niet in aanmerking:

  • Projectvoorstellen met een puur commerciële doelstelling;
  • Projectvoorstellen die zich afspelen in de privésfeer;
  • Projectvoorstellen die onder de reguliere werking van de projectindiener vallen, al dan niet gesubsidieerd door het stadsbestuur;
  • Projectvoorstellen van professionele organisaties met meer dan 2,0 VTE;
  • Projectvoorstellen met een uitgesproken religieus, ideologisch of politiek karakter;
  • Projectvoorstellen waarvoor al volledig of gedeeltelijk financiering is voorzien in de meerjarenbegroting van de stad Genk.

Artikel 3 - Voorwaarden

De stad Genk verleent de subsidie onder de volgende voorwaarden:

  • De focus ligt op één of meer van volgende drie thema’s:
    • Armoede en ongelijkheid
    • Talentontwikkeling
    • Duurzaamheid en klimaat
  • Het project moet uitgevoerd worden in Genk;
  • De uitvoering is realiseerbaar binnen de twee jaar vanaf de goedkeuring;
  • Het project is gericht op de inwoners van Genk;
  • het project voldoet in ruime mate aan volgende criteria:
    • Het verbindend karakter van het project;
    • De verschillende groepen inwoners die bereikt en betrokken worden;
    • De innovatieve aanpak;
    • De impact op het samenleven en het stedelijk weefsel.

Artikel 4 – Subsidiebedrag en uitbetalingsmodaliteiten

Het bedrag van de subsidie bedraagt minimum € 5.000,00 en maximum € 100.000,00 (incl btw) per project.

Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren kunnen in aanmerking komen voor de subsidie. Het gaat hier om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project. Alle kosten dienen achteraf aangetoond te kunnen worden met facturen of onkostennota’s. Wat de aankoop van (waardevolle roerende en/of onroerende) goederen en eventuele andere specifieke kosten betreft, kunnen er concrete afspraken vastgelegd worden in de overeenkomst die wordt afgesloten met de stad voor de projecten die geselecteerd worden ter realisatie.

Co-financiering is toegelaten tenzij andere subsidies cofinanciering uitsluiten en op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert zowel bij de projectaanvraag als bij de afrekening.

Dubbelfinanciering is niet toegelaten. De totaliteit aan gelden via financiering mag de kosten verbonden aan de realisatie van het project niet overschrijden. Indien dat wel het geval is, zal de stad het saldo van de subsidie niet uitbetalen en/of het betaalde teveel terugvorderen.

De bedragen die geïnd worden via financiering of via enige onkostenvergoeding voor eventuele diensten en/of producten die men via het project aanbiedt, mogen enkel dienen voor de realisatie en eventuele verderzetting van het project. Er mag geen sprake zijn van verrijking van de indiener en/of deelnemers aan het project.

Indien het project na de gesubsidieerde periode niet wordt verdergezet en er een positief saldo rest, zullen deze gelden aan de stad overgemaakt worden. In geval van co-financiering zal er een verdeling van het saldo gebeuren in verhouding tot de uitbetaalde subsidies.

Om de betaling van het Burgerbudget vlot te laten verlopen dienen de projectindieners te beschikken over één van volgende opties:

  • Een rekening op naam van de rechtspersoon;
  • Een rekening op naam van de feitelijke vereniging, die wordt geopend specifiek voor de realisatie van het Burgerbudget.

De stad Genk voorziet een standaardformulier, waarmee feitelijke verenigingen zich bij hun bank kunnen kenbaar maken als feitelijke vereniging.

  • Individuele indieners van een projectvoorstel openen een afzonderlijke post-of bankrekening op naam, uitsluitend bestemd voor het realiseren van het projectvoorstel. Deze post- of bankrekening wordt uiterlijk 14 dagen kalenderdagen na de bekendmaking van de beslissing tot subsidiering aan de projectindiener geopend.
  • De projectindiener verbindt zich ertoe de stad Genk onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van het post- of bankrekeningnummer.

De uitbetaling van de subsidies gebeurt in verschillende schijven door overschrijving op de post-of bankrekening van de projectindiener.

  • Het voorschot van 50% van het goedgekeurde Burgerbudget wordt, na goedkeuring overgemaakt op het rekeningnummer.
  • Na verantwoording van dit voorschot a.d.h.v. bewijsstukken kan een tweede schijf van 40% van het subsidiebedrag worden opgevraagd.
  • De resterende 10% wordt overgemaakt na controle en aanvaarding van de bewijsstukken.

Voor projecten waaraan een bedrag van € 25.000,00 of minder wordt toegekend, worden de eerste 2 schijven samengevoegd en is er sprake van een voorschot van 90% en een saldo van 10%.

Binnen 60 dagen na de door de aanvrager opgegeven einddatum van het project en maximaal 25 maanden na de ontvangst van 90% van de subsidie wordt een evaluatieverslag ingediend. Dit verslag omvat:

  • Een inhoudelijke evaluatie;
  • Een financieel overzicht;
  • Een overzichtsstaat en kopieën van de op het project betrekking hebbende facturen of andere betalingsbewijzen op naam van de organisator of organisatie.

Indien na indiening van het evaluatieverslag blijkt dat het uitgekeerde voorschot meer bedraagt dan de toelage waar men recht op heeft, dan zal het college van burgemeester en schepenen het voorschot deels of volledig terugvorderen. Het saldo wordt in dat geval niet uitbetaald.

Artikel 5 – Klankbordgroep

De klankbordgroep is een extern orgaan. De samenstelling en opdracht van het orgaan wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen.

De leden van de klankbordgroep worden benoemd door het college van burgemeester en schepenen aan de hand van een nota.

Artikel 6 – Trajectverloop

De exacte timing om een projectvoorstel in te dienen wordt per lanceringsoproep vastgelegd en bekendgemaakt door het college van burgemeester en schepenen.

Aanvraag tot deelname / indienen idee

Ideeën of projectvoorstellen kunnen op een online platform ingediend worden via het daartoe voorziene aanvraagformulier met verplichte en indicatieve velden.

Ontvankelijkheidtoets
  • De klankbordgroep beslist of het idee/projectvoorstel ontvankelijk is. De deskundige burgerbudgetten, de dienst gebiedsgerichte werking mens en samenleving en één afgevaardigde van ieder thema (armoede en ongelijkheid, talentontwikkeling, en duurzaamheid en klimaat) kunnen adviserend aanwezig zijn.
  • Een lijst van ontvankelijke projectvoorstellen wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
  • Binnen de 7 werkdagen nadat het idee of projectvoorstel ontvankelijk verklaard wordt, worden de projectindieners schriftelijk op de hoogte gebracht van de ontvankelijkheid samen met het verdere verloop van de procedure.
Uitwerkings- en ondersteuningsfase
  • Projectindieners werken het idee of projectvoorstel verder uit. Het project krijgt vorm waarbij inhoud, timing, budget en samenwerkingen geconcretiseerd worden.
  • De klankbordgroep nodigt iedere indiener uit voor een gesprek waarbij constructieve feedback gegeven wordt.
  • De deskundige burgerbudgetten zal samen met de wijkmanagers bekijken op welke manier de projectindieners op maat ondersteund kunnen worden.

Finaal advies en definitieve indiening projectvoorstellen
  • De klankbordgroep gaat na of het projectvoorstel nog steeds voldoet aan het reglement. De deskundige burgerbudgetten, de dienst gebiedsgerichte werking mens en samenleving en één afgevaardigde van ieder thema (armoede en ongelijkheid, talentontwikkeling, en duurzaamheid en klimaat) kunnen adviserend aanwezig zijn.
  • De klankbordgroep geeft de projectindieners een finaal advies.
  • De projectindiener dient voor de gecommuniceerde datum het definitieve project in op het online platform.
  • De projectindiener ontvangt een schriftelijke ontvangstmelding binnen de 7 werkdagen na de indiening met vermelding van het verdere verloop van de procedure.
  • Een lijst van ingediende projectvoorstellen wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Stemming door burgers
  • Na indiening van het definitieve project en het voorleggen van de projecten aan het college van burgemeester en schepenen kunnen Genkse burgers stemmen op alle ingediende projecten.
  • De deelname aan de stemming is mogelijk vanaf de leeftijd van 14 jaar voor de natuurlijke personen gedomicilieerd in de Stad Genk.
  • De stemming verloopt digitaal via het online platform. Iedere stemgerechtigde kan op een laagdrempelige manier zijn/haar stem uitbrengen.
  • Iedere stemgerechtigde mag slechts 1 maal deelnemen aan de stemming waarbij hij/zij verplicht zijn/haar stem uitbrengt op 3 verschillende projectvoorstellen.
  • Inwoners die begeleiding wensen bij de stemming, kunnen hiervoor terecht bij de deskundige burgerbudgetten en dienst gebiedsgerichte werking.
Selectiemechanisme
  • Na de stemming door burgers wordt er een lijst opgesteld waarbij de projecten op basis van het aantal stemmen gerangschikt worden.


Op basis van deze lijst worden de projecten gelijkmatig verdeeld over de wijken. De stad Genk telt 30 wijken. De onderverdeling van deze wijken is hier terug te vinden. Projecten die stadsbreed worden opgezet, worden behandeld als ‘extra wijk’.

Het project met de meeste stemmen uit iedere wijk krijgt subsidies om het project te realiseren. Nadat iedere wijk (31) zijn eerste project werd toegewezen, wordt op basis van de lijst een 2de project per wijk toegekend. Daarna volgt een 3de project, enzoverder. Deze verdeling wordt verdergezet tot 1,350 miljoen euro verdeeld is.

Daarenboven kan het schepencollege één wildcard per thema, dus 3 in totaal, verdelen aan projectindieners om hun project te realiseren.

Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de lijst van projecten die geselecteerd werden om gerealiseerd te worden en keurt deze goed, voor zover er voldaan is aan alle voorwaarden van het reglement.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de af te sluiten overeenkomsten m.b.t. de geselecteerde projecten tussen de stad en de indiener goed.

Uitbetaling

De projectindieners van de geselecteerde projecten worden schriftelijk verwittigd. Na ondertekening van de overeenkomst krijgen zij een voorschot uitbetaald en kunnen ze starten met de uitvoering van het project.

Details over de uitbetalingsmodaliteiten en het evaluatieverslag zijn terug te vinden in ‘Artikel 4 – Subsidiebedrag en uitbetalingsmodaliteiten’ van dit reglement.

 Uitvoering
  • De projecten waaraan een Burgerbudget wordt toegekend, krijgen 2 jaar de tijd om hun project te realiseren.
  • De opvolging van de uitvoering van de projecten gebeurt door de deskundige burgerbudgetten, die mogelijks andere collega’s en diensten betrekt.
  • Indien zich een geval van overmacht voordoet dat gevolgen met zich meebrengt voor de realisatie van het project, zal er door de stad en/of indieners alles in het werk gesteld worden om, in de mate van het mogelijke, de uit deze situatie voortvloeiende gevolgen te beperken. De termijn van uitvoering kan desgevallend eventueel verlengd worden door het college van burgemeester en schepenen.

Volgende situaties worden, zonder limitatief te zijn, o.a. als overmacht beschouwd: nieuwe (of verlenging van de) coronamaatregelen door de hogere overheid, maatregelen van de burgemeester in het kader van de openbare orde, veiligheid en gezondheid, beslissing van de stad/burgemeester/AGB/OCMW tot afgelasting van een evenement /activiteit waarop het project betrekking heeft of afhankelijk van is, een  pandemie of epidemie, rellen, terroristische aanslagen, natuurrampen, beslissingen van de hogere overheid. Indien zich zo’n situatie voordoet, zal dit onverwijld gecommuniceerd worden.

 Evaluatie
  • Interne evaluatie van proces en aanpak met betrokken stadsdiensten
  • Evaluatie met de klankbordgroep
  • Externe evaluatie met indieners

 Artikel 7 – Controle

Het college van burgemeester en schepenen kan eenzijdig de juistheid van de verstrekte gegevens laten onderzoeken. In het kader hiervan is de organisatie verplicht om de medewerkers van het stadsbestuur inzage te verlenen in alle betreffende documenten en hen alle toelichtende informatie te verstrekken.

Indien aan één van de voorwaarden, gesteld in dit reglement, niet meer wordt voldaan, kan de toegekende subsidie ingetrokken of teruggevorderd worden door het college van burgemeester en schepenen. Bij elke terugvordering wordt de subsidieontvanger aansprakelijk gesteld voor de met de terugvordering verband houdende kosten. Elk bedrog, poging tot bedrog of overtreding van dit reglement zal eveneens kunnen leiden tot gehele of gedeeltelijke intrekking of terugvordering van de subsidie door het college van burgemeester of schepenen.

Artikel 8 - Vrijwaringsclausule

Ieder die een subsidie ontvangt, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar samenleven.

Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de Belgische wetgeving, Europese wetgeving zoals o.a. het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens alsook reglementering van groep Genk.

Activiteiten die ingaan tegen het streven naar een harmonieus Genk, die bevolkingsgroepen oproepen zich af te scheiden (van de lokale samenleving) en die dus niet beantwoorden aan dit engagement kunnen niet aanvaard worden.

Subsidies aanwenden of trachten aan te wenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties, bv. het verminderen van de subsidie.

Artikel 9 – Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 01/01/2021 conform art.286-288 decreet lokaal bestuur.

Artikel 10 - Aanvaarding reglement

Door zijn deelname aan het Burgerbudget aanvaardt de deelnemer dit reglement.