Reglement

Het integrale reglement rond het Burgerbudget kan je hier lezen:

Reglement Burgerbudgetten – 2de traject.

Art. 1 - Doel en algemene omkadering

Binnen de perken van de in het meerjarenplan voorziene kredieten, wordt een stedelijke subsidie voor burgerbudgetten verleend volgens de normen en voorwaarden zoals hierna vastgesteld. Deze subsidie wordt verleend teneinde participatie, burgerinitiatieven en co-creatie op wijk- en stadsniveau te stimuleren.
Binnen het principe van burgerbudgetten dienen Genkenaren zelf voorstellen in met als doel 'samen Genk maken'. Alle Genkenaren (14+) krijgen de kans om te stemmen op de projectvoorstellen. De projectindieners nemen de verantwoordelijkheid om hun project zelf te realiseren.

Art. 2 - Doelgroep en toepassingsgebied

2.1 Wie komt in aanmerking:

- natuurlijke meerderjarige personen gedomicilieerd in Genk;
- jongeren vanaf 14 jaar gedomicilieerd in Genk, mits begeleiding door een meerderjarige;
- feitelijke verenigingen van natuurlijke personen waarvan minstens een meerderheid van de leden gedomicilieerd is in Genk en waarbij een deel van de activiteiten op het grondgebied van de Stad Genk plaatsvindt of voor de inwoners van Genk bestemd is;
- vzw's met max 2,0 VTE met hun maatschappelijke zetel in Genk of waarvan een deel van de activiteiten op het grondgebied van Genk plaatsvindt of voor de inwoners van Genk bestemd is;
- goedgekeurde burgerbudgetprojecten die in het eerste traject reeds ondersteund werden, mits dat zij in kader van hun werking nieuwe of aanvullende doelstellingen wensen te realiseren.

2.2 Voor de subsidie komen in aanmerking:

Niet-commerciële projectvoorstellen die bijdragen aan het algemeen belang en die op Genks grondgebied plaatsvinden.

2.3 Voor de subsidie komen niet in aanmerking:

- Projectvoorstellen met een puur commerciële doelstelling;
- Projectvoorstellen die zich afspelen in de privésfeer;
- Projectvoorstellen die onder de reguliere werking van de projectindiener vallen, al dan niet gesubsidieerd door het stadsbestuur;
- Projectvoorstellen van professionele organisaties met meer dan 2,0 VTE;
- Projectvoorstellen met een uitgesproken religieus, ideologisch of politiek karakter;
- Projectvoorstellen waarvoor al volledig of gedeeltelijk financiering is voorzien in de meerjarenbegroting van de stad Genk;
- Goedgekeurde burgerbudgetprojecten die in het eerste traject reeds ondersteund werden en deze werking wensen verder te zetten zonder nieuwe of aanvullende doelstellingen.

Art. 3 - Voorwaarden

De stad Genk verleent de subsidie onder de volgende voorwaarden:

- De focus ligt op één of meer van volgende drie thema's:

o Armoede en ongelijkheid
o Talentontwikkeling
o Duurzaamheid en klimaat

- Het project moet uitgevoerd worden in Genk;
- De uitvoering is realiseerbaar binnen de twee jaar vanaf de goedkeuring;
- Het project is gericht op de inwoners van Genk;
- Het project voldoet in ruime mate aan volgende criteria:

o Het verbindend karakter van het project;
o De verschillende groepen inwoners die bereikt en betrokken worden;
o De innovatieve aanpak;
o De impact op het samenleven en het stedelijk weefsel.

Art. 4 - Subsidiebedrag, uitbetalingsmodaliteiten en financiële rapportage

4.1. Subsidiebedrag en budgetniveaus

Het bedrag van de subsidie bedraagt min. € 5.000,00 en max. € 100.000,00 (incl. btw) per project. Ieder project wordt op basis van begroting in één van de volgende 3 categorieën geplaatst:

- Niveau 1: Projecten met een stedelijke subsidie van min. € 5.000,00 en max. € 15.000,00. Voor niveau 1 wordt in totaal € 150.000,00 voorzien;
- Niveau 2: Projecten met een stedelijke subsidie van min. € 15.000,01 en max. € 50.000,00. Voor niveau 2 wordt in totaal € 300.000,00 voorzien;
- Niveau 3: Projecten met een begroting van min. € 50.000,01 en max. € 100.000,00. Voor niveau 3 wordt in totaal € 850.000,00 voorzien;
- Wildcard: basisbudget van € 50.000,00, aangevuld met de potentiële restbudgetten per niveau voor zover dat hiervan sprake is na de selectie door stemming (zie ook art. 6.6 Selectiemechanisme).

Het beschikbare totaalbudget wordt door het college van Burgemeester en Schepenen per traject/oproep vastgelegd mits beschikbaar in de stedelijke begroting.

4.2. Uitbetalingsmodaliteiten

- Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren kunnen in aanmerking komen voor de subsidie. Het gaat hier om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project. Alle kosten dienen aangetoond te worden met verantwoordingsstukken (offertes, facturen, betalingsbewijzen, …). Details met betrekking tot de werkwijze voor aankopen, werken of diensten, de aanstelling van personeelsleden, vrijwilligers, e.d. zijn terug te vinden in de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject.
- Cofinanciering is toegelaten tenzij andere subsidies cofinanciering uitsluiten en op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert zowel bij de projectaanvraag als bij de afrekening;
- Dubbelfinanciering is niet toegelaten. De totaliteit aan gelden via financiering mag de kosten verbonden aan de realisatie van het project niet overschrijden. Indien dat wel het geval is, zal de stad het saldo van de subsidie niet uitbetalen en/of het teveel betaalde terugvorderen;
- De bedragen die geïnd worden via financiering of via enige onkostenvergoeding voor eventuele diensten en/of producten die men via het project aanbiedt, mogen enkel dienen voor de realisatie
en eventuele verderzetting van het project. Er mag geen sprake zijn van verrijking van de indiener en/of deelnemers aan het project;
- Indien het project na de gesubsidieerde periode niet wordt verdergezet en er een positief saldo rest, zullen deze gelden aan de stad overgemaakt worden. In geval van cofinanciering zal er een verdeling van het saldo gebeuren in verhouding tot de uitbetaalde subsidies. Het bestuur kan beslissen tot overdracht van de investeringsgoederen of terug storting van de boekhoudkundige restwaarde;
- Om de betaling van het burgerbudget vlot te laten verlopen, dienen de projectindieners te beschikken over één van volgende opties:

o Een rekening op naam van de rechtspersoon;
o Een rekening op naam van de feitelijke vereniging, die wordt geopend specifiek voor de realisatie van het burgerbudget.
o Individuele indieners van een projectvoorstel openen een afzonderlijke post-of bankrekening op naam, uitsluitend bestemd voor het realiseren van het projectvoorstel. Deze post- of bankrekening wordt uiterlijk 14 kalenderdagen na de bekendmaking van de beslissing tot subsidiering aan de projectindiener geopend;

- De projectindiener verbindt zich ertoe de stad Genk onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van het post- of bankrekeningnummer;
- De uitbetaling van de subsidies gebeurt in verschillende schijven door overschrijving op de post-of bankrekening van de projectindiener volgens de termijnen die vermeld worden in de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject. Standaard wordt het volgende voorzien:

o Het voorschot van 50% van het goedgekeurde burgerbudget wordt, na goedkeuring overgemaakt op het rekeningnummer;
o Na verantwoording van dit voorschot a.d.h.v. een verslag kan een tweede schijf van 40% van het subsidiebedrag worden opgevraagd;
o De resterende 10% wordt overgemaakt na controle en aanvaarding van het evaluatieverslag;
o Voor projecten waaraan een bedrag van € 15.000,00 of minder wordt toegekend, worden de eerste 2 schijven samengevoegd en is er sprake van een voorschot van 90% en een saldo van 10%;
o Bij project specifieke afspraken kan hiervan afgeweken worden in de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject mits vermelding van motivatie en afhankelijk van de noden van het project.

4.3. Rapportage

Per budgetniveau voorziet het project in de volgende rapportage:

- Een verslag voor verantwoording van het tweede voorschot (indien van toepassing) met een financieel overzicht van inkomsten en uitgaven, en een overzichtsstaat van de bewijsstukken;
- Een evaluatieverslag met een inhoudelijke evaluatie, een financieel overzicht van inkomsten en uitgaven, en een overzichsstaat van de bewijsstukken. Het evaluatieverslag wordt binnen 60 dagen na de door de aanvrager opgegeven einddatum van het project en maximaal 25 maanden na de ontvangst van 90% van de subsidie ingediend.

De uiteindelijk te ontvangen toelage bedraagt het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de gegenereerde inkomsten.

Indien na indiening van het evaluatieverslag blijkt dat het uitgekeerde bedrag meer bedraagt dan de subsidie waar men recht op heeft, dan zal het college van burgemeester en schepenen het voorschot deels of volledig terugvorderen. Het saldo wordt in dat geval niet uitbetaald.

Details over de rapportage, de beoordeling en de financiële afrekening zijn terug te vinden in de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject.

Art. 5 – Klankbordgroep, coachingteam, contactpersonen

- De klankbordgroep is een extern adviserend orgaan om de ideeën en projecten te beoordelen. De samenstelling van het orgaan wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen.
- Het coachingteam is een adviserend team, samengesteld uit stedelijke medewerkers en externe personen, om de ingediende ideeën en projecten inhoudelijk te adviseren en te ondersteunen.
- Ieder ingediend project krijgt een contactpersoon toegewezen. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt tussen het project, de stad en eventueel andere relevante actoren. Alle contactpersonen maken deel uit van het coachingteam.

Art. 6 – Trajectverloop

De exacte timing om een projectvoorstel in te dienen wordt per lanceringsoproep vastgelegd en bekend gemaakt door het college van burgemeester en schepenen.

6.1 Aanvraag tot deelname / indienen idee

Ideeën of projectvoorstellen kunnen op een online platform ingediend worden via het daartoe voorziene aanvraagformulier met verplichte en indicatieve velden.

6.2 Ontvankelijkheidtoets

- De klankbordgroep beslist of het idee/projectvoorstel ontvankelijk is. De deskundige burgerbudgetten, de dienst gebiedsgerichte werking mens en samenleving en één afgevaardigde van ieder thema (armoede en ongelijkheid, talentontwikkeling, en duurzaamheid en klimaat) kunnen adviserend aanwezig zijn;
- Een lijst van ontvankelijke projectvoorstellen wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen;
- Binnen de 7 werkdagen nadat het idee of projectvoorstel ontvankelijk verklaard wordt, worden de projectindieners schriftelijk op de hoogte gebracht van de ontvankelijkheid samen met het verdere verloop van de procedure.

6.3 Uitwerkings- en ondersteuningsfase

- Projectindieners werken het idee of projectvoorstel verder uit. Het project krijgt vorm waarbij inhoud, timing, budget en samenwerkingen geconcretiseerd worden;
- De klankbordgroep kan iedere indiener uitnodigen voor een gesprek waarbij constructieve feedback gegeven wordt;
- De deskundige burgerbudgetten bekijkt samen met de wijkmanagers op welke manier de projectindieners op maat ondersteund kunnen worden.

6.4 Finaal advies en definitieve indiening projectvoorstellen

- De klankbordgroep gaat na of het projectvoorstel voldoet aan het reglement. De deskundige burgerbudgetten, de dienst gebiedsgerichte werking - sector mens en samenleving - en één afgevaardigde van ieder thema (armoede en ongelijkheid, talentontwikkeling, en duurzaamheid en klimaat) kunnen adviserend aanwezig zijn;
- De klankbordgroep geeft de projectindieners een finaal advies;
- De projectindiener dient voor de gecommuniceerde datum het definitieve project in op het online platform;
- De projectindiener ontvangt een schriftelijke ontvangstmelding binnen de 7 werkdagen na de indiening met vermelding van het verdere verloop van de procedure;
- Een lijst van ingediende projectvoorstellen wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

6.5 Stemming door burgers

Na indiening van het definitieve project en het voorleggen van de projecten aan het college van burgemeester en schepenen kunnen Genkse burgers stemmen op alle ingediende projecten.

- De deelname aan de stemming is mogelijk vanaf de leeftijd van 14 jaar voor de natuurlijke personen gedomicilieerd in de Stad Genk;
- De stemming verloopt digitaal via het online platform. Iedere stemgerechtigde kan op een laagdrempelige manier zijn/haar stem uitbrengen;
- Iedere stemgerechtigde mag slechts 1 maal deelnemen aan de stemming waarbij hij/zij zijn/haar stem uitbrengt op 3 verschillende projectvoorstellen;
- Inwoners die begeleiding wensen bij de stemming, kunnen hiervoor terecht bij de deskundige burgerbudgetten en dienst gebiedsgerichte werking.

6.6 Selectiemechanisme

- Iedere Genkenaar van 14 jaar of ouder, die stemt, brengt in totaal 3 stemmen uit, d.w.z. 1 per budgetniveau;
- Na de stemming door burgers wordt er een lijst opgesteld waarbij de projecten op basis van het aantal stemmen (hoog naar laag) en per budgetniveau gerangschikt worden;
- Projecten worden geselecteerd aan de hand van het beschikbare budget per budgetniveau en de rangschikking;
- Als de budgetlimiet per niveau wordt bereikt, kunnen in dit niveau geen projecten meer geselecteerd worden via stemming;
- Het schepencollege beschikt over een basisbudget van € 50.000,00 waarmee zij via een gemotiveerde beslissing wildcards kunnen geven aan projectindieners die na de stemmingsfase niet weerhouden werden. Dit wildcardbudget wordt aangevuld met de potentiële restbudgetten per budgetniveau voor zover dat hiervan sprake is na de selectie door stemming.
- Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de lijst van projecten die geselecteerd werden om gerealiseerd te worden en keurt deze goed, voor zover er voldaan is aan alle voorwaarden van het reglement;
- Het college van burgemeester en schepenen keurt de af te sluiten overeenkomsten m.b.t. de geselecteerde projecten tussen de stad en de indiener goed.

6.7 Uitbetaling

De projectindieners van de geselecteerde projecten worden schriftelijk verwittigd. Na ondertekening van de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject wordt het eerste voorschot uitbetaald en kan gestart worden met de uitvoering van het project. Details over de uitbetalingsmodaliteiten en het evaluatieverslag zijn terug te vinden in de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject.

6.8 Uitvoering

De projecten waaraan burgerbudgetten worden toegekend, krijgen 2 jaar de tijd om hun project te realiseren.

- De opvolging van de uitvoering van de projecten gebeurt door de deskundige burgerbudgetten, die mogelijks andere collega’s en diensten betrekt;
- Indien zich een geval van overmacht voordoet dat gevolgen met zich meebrengt voor de realisatie van het project, zal er door de stad en/of indieners alles in het werk gesteld worden om, in de mate van het mogelijke, de uit deze situatie voortvloeiende gevolgen te beperken. De termijn van uitvoering kan desgevallend eventueel verlengd worden door het college van burgemeester en schepenen. Volgende situaties worden, zonder limitatief te zijn, o.a. als overmacht beschouwd:

o Nieuwe (of verlenging van de) coronamaatregelen door de hogere overheid, maatregelen van de burgemeester in het kader van de openbare orde veiligheid en gezondheid, beslissing van de stad/burgemeester/AGB/OCMW tot afgelasting van een evenement /activiteit waarop het project betrekking heeft of afhankelijk van is, een pandemie of epidemie, rellen, terroristische aanslagen, natuurrampen, beslissingen van de hogere overheid. Indien zich zo’n situatie voordoet, zal dit onverwijld gecommuniceerd worden.

o Het college van burgemeester en schepenen heeft – mits grondige motivatie van het project én positief advies van de begeleidende stedelijke diensten – de bevoegdheid om de projectperiode       eenmalig te verlengen met een maximum van 2 jaar.

Details inzake de uitvoering en eventuele aanpassingen in de uitvoering tijdens het project, de rapportage, de beoordeling en financiële afrekening,… zijn terug te vinden in de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject.

6.9 Evaluatie van het Burgerbudget traject

Voorafgaand aan het volgende Burgerbudget traject voorziet de stad Genk minimaal in een:

- Interne evaluatie van proces en aanpak met betrokken stadsdiensten;
- Evaluatie met de klankbordgroep;
- Externe evaluatie met indieners.

Art. 7 – Controle

- Het bestuur, en zijn gemachtigde, heeft het recht om de correcte uitvoering van het project en huidige overeenkomst en de aanwending van het burgerbudget te controleren, op basis van
controles ter plaatse van prestaties, uitgaven en inkomsten m.b.t. het project, en van controles van alle documenten en verantwoordingsstukken die betrekking hebben op de uitvoering van het project. Op eenvoudig verzoek van het bestuur levert de uitvoerder alle gevraagde informatie aan het bestuur;
- Indien aan één van de voorwaarden, gesteld in dit reglement en/of de overeenkomst tussen stad Genk en het burgerbudgetproject, niet meer wordt voldaan, kunnen binnen de 10 jaar na uitkering van het burgerbudget, het bedrag en/of de nog beschikbare investeringsgoederen geheel of gedeeltelijk (pro rata) teruggevorderd worden door het college van burgemeester en schepenen. Bij elke terugvordering wordt de subsidieontvanger aansprakelijk gesteld voor de met de terugvordering verband houdende kosten;
- Het college van burgemeester en schepenen kan daarnaast ook de uitkering van de subsidie geheel of gedeeltelijk (pro rata) terugvorderen indien de aanvrager:

o De voorwaarden van deze overeenkomst niet naleeft;
o De bedoelde resultaten niet realiseert en de motiveringen van de uitvoerder niet worden aanvaard;
o Het burgerbudget aanwendt voor een ander doel dan waarvoor zij toegekend waren;
o In staat van faillissement verkeert of failliet wordt verklaard;
o Zijn activiteiten stopzet of ophoudt te bestaan;
o De wetgeving niet naleeft of een inbreuk pleegt tegen de openbare orde;
o Valse verklaringen heeft afgelegd met het oog op het genieten van het burgerbudget;
o De controle door het bestuur verhindert;
o De uitvoerder kan van bovenstaande verplichting ontheven worden indien deze bewijs bijbrengt van de reeds gedane uitgaven en het feit dat hij/zij in goede trouw gehandeld heeft. De appreciatie van deze teruggave ligt in handen van het bestuur. Tegen deze beslissing is geen hoger beroep mogelijk.

- Tegen een weigering van een subsidie kan geen verhaal worden ingesteld bij het college van burgemeester en schepenen.

Art. 8 - Vrijwaringsclausule

Ieder die een subsidie ontvangt, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar samenleven.

Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de Belgische wetgeving, Europese wetgeving zoals o.a. het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens alsook reglementering van groep Genk.

Activiteiten die ingaan tegen het streven naar een harmonieus Genk, die bevolkingsgroepen oproepen zich af te scheiden (van de lokale samenleving) en die dus niet beantwoorden aan dit engagement kunnen niet aanvaard worden.

Subsidies aanwenden of trachten aan te wenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties, bv. het verminderen van de subsidie.

Art. 9 – Inwerkingtreding

Dit reglement wordt bekendgemaakt conform art. 286 -287 DLB en treedt in werking op 17 oktober 2023.

Art. 10 - Aanvaarding reglement

Door zijn deelname aan het burgerbudget aanvaardt de deelnemer dit reglement.

Art. 11 - Overgangsbepaling

Huidige reglement is van toepassing op alle nieuwe burgerbudgetprojecten die worden ingediend vanaf de inwerkingtreding van huidig reglement.

Alle reeds lopende projecten blijven enkel onderhavig aan het reglement burgerbudget dat in werking trad op 01/01/2021, werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 17/11/2020 en werd aangepast op de gemeenteraad van 17/10/2023.

Art. 12 - Afschrift

Een afschrift van dit reglement wordt conform art. 119 Nieuwe Gemeentewet overgemaakt aan de Bestendige Deputatie, de griffie van de politierechtbank en de griffie van de rechtbank van eerste aanleg.